Ne așteptăm ca feedback-ul să aibă doar un singur sens de mers. Dar acesta nu este doar un pas, o etapă, ci este un proces continuu și ar trebui făcut atât între membrii echipei cât și către lider sau în sens invers.
E și în arta feedback-ului nevoie de câteva tipsuri, pentru că uneori nu e doar despre ceea ce spui și despre cum o spui, ci și despre cui o spui și în ce moment, înainte de a crea o prăpastie în comunicare și un ambuteiaj de emoții negative.
Ține de un adevăr situațional ce nu trebuie amânat la infinit și poate fi oferit direct sau indirect. Lipsa de feedback în schimb, poate afecta echipe, organizații, buna conduită în business și aduce probleme de coaching organizațional dar și de sănătate mintală a angajaților.
Așteptăm astfel feedback-ul vostru, alături de specialistul Hilio, Nicoleta Neghină.
Livrarea informației
Am avut recent câteva ateliere de coaching de grup pe tema comunicării. Un aspect interesant care s-a desprins a fost că cei mai mulți se vedeau buni comunicatori. Asta însemna de fapt că transmiteau informații către ceilalți, într-un mod care părea clar, relevant…pentru ei. Practic procesul se oprea doar la partea de informare, de livrare informații. Consecința consta în faptul că în contextul mai larg apăreau situații de comunicare defectuoasă.
O observație pe care am împărtășit-o cu ei a fost tocmai aceasta, că ei livrează informația dar următorul pas, de a verifica în ce fel a ajuns informația, dacă este coerentă, inteligibilă, nu este făcut. Adică în procesul lor de comunicare lipsește tocmai partea de feedback. Când cei care primesc informații nu livrează așa cum se dorește, ce-ar fi de făcut? Este această reacție un feedback în sine?
Ce este feedback-ul?
Termenul de feedback a fost împrumutat din cibernetică, context în care are sensul unui proces de returnare parţială sau totală la sursă. În psihologie, acesta este reacţia exprimată pe care o persoană o provoacă prin comportamentul, gândirea sau emoţiile sale.
Dacă ar fi să aplic definiția pe exemplul de mai sus, pentru cei care nu livrează așa cum se dorește, feedback-ul lor constă într-o reacție printr-un comportament care nu este aliniat cu ce se cere în fișa postului.
Ce se desprinde de aici este că feedback-ul se poate oferi sau cere în mod direct, dar și indirect – atunci când nu-l exprimi verbal, ci printr-un anumit tip de comportament.
Tipuri de feedback
Când te nemulțumește mediul de lucru, sunt mai multe opțiuni:
Feedback direct
Poți vorbi cu colegii tăi și stabili ce se poate face, poți vorbi cu managerul tău și împreună să găsiți soluții.
Feedback indirect
Poți presupune că ceilalți se simt bine și doar pentru tine e dificil astfel încât vine printr-un comportament morocănos sau neadecvat (repezit colegii, limbaj necorespunzător), poți presupune că șeful tău este ocupat și atunci nu te duci să ceri feedback, iar asta se transpune într-un proces cu mult stres.
De ce avem nevoie de feedback?
Orice bebeluș care vine pe lumea are nevoie de contact cu pielea mamei, practic acesta este un mod prin care își dau feedback reciproc: sunt aici pentru tine, sunt aici, am nevoie de tine. Adică feedback-ul nu este doar un pas care se întâmplă o dată, ci este un proces continuu.
Noi, oamenii, suntem ființe sociale și avem această nevoie să ne “reglăm” locul în lume, atunci căutăm sau cerem feedback dacă e bun sau nu locul respectiv, de asemenea îl oferim. Acesta e precum un semafor la o intersecție, e un reper care te ajută să iei decizii, să acționezi într-o anumită direcție. Folosit într-un mod constructiv, el ne ajută să creștem ca oameni și ca profesioniști. Folosit în mod nepotrivit, cu agresivitate, poate duce la neproductivitate, teamă de eșec, stres în plus, uneori chiar boli.
Tu ceri feedback?
Din discuțiile pe care le am, un aspect des întâlnit este cel în care membrul echipei așteaptă feedback de la manager și nu îl primește. Când aduc pe masă întrebarea: dacă nu îl primești, “de ce nu îl ceri” răspunsul este deseori din zona “este treaba managerului să îmi dea feedback”. Adică este o așteptare acolo care atunci când nu este îndeplinită, duce la frustrare, la nesiguranțe, stres. Este oare doar treaba managerului să îl ofere?
Alte obstacole din categoria nu cer feedback, mai sunt:
- nu cer că pare ocupat,
- nu cer fiindcă s-ar putea să se supere pe mine,
- nu cer că poate îmi spune ceva ce nu îmi place,
- nu cer că poate îl deranjez.
Dacă te uiți la toate aceste motivații, ce observi? Sunt ele adevărate sau mai degrabă presupuneri din mintea persoanei?
Presupunerea de la care plec când scriu aceste rânduri este că mulți dintre noi știm care este rostul feedback-ului și care ar fi beneficiile lui. Dificultatea apare atunci când e nevoie să-l cerem sau să-l oferim. Într-adevăr, unele obstacole sunt de natură fizică, dar cele mai multe sunt în mintea noastră.
Ca opțiune, poate un prim pas ar fi să vezi că de fapt de fiecare dată când ceri un feedback, te mai dezvolți un pic:
- pui în practică acțiunea de a cere feedback,
- îți activezi curajul,
- practici ascultarea,
- afli perspective noi,
- poate primești indicii despre alte zone de dezvoltare,
- poți învăța de la cel care îl oferă dacă este un model bun de urmat sau nu.
Cum să ceri feedback?
Într-o discuție recentă despre cum să ceri feedback, un exemplu pe care mi l-a oferit un client a fost că întreabă: “e ok?” Și atât. Ceea ce m-a făcut să mă gândesc la felul în care cerem feedback. Adică după ce reușești să treci de barierele din minte, e nevoie să te uiți și la cum ceri.
Când începi acest demers, e normal să fie cu stângăcii, așa că nu pune presiune pe ține să iasă perfect.
Opțiuni:
Fii specific în ceea ce ceri
În loc de “aș vrea să mă dezvolt”, poți încerca “mi-ar plăcea să învăț acel lucru specific, poți să mă ajuți?”; în loc de “am terminat raportul, e ok?”, poți încerca “am terminat raportul și m-ar ajuta să-mi spui dacă mai este nevoie de vreo adăugire”
Dacă primești un refuz, nu o lua personal
Vezi în ce măsură poți negocia un alt interval orar specific în care să vorbiți. Există într-adevăr și persoane care atunci când le ceri feedback, nu reacționează într-un mod constructiv. Poți semnala asta, spunând că ție nu ți se pare potrivit modul asta de exprimare.
Dacă simți că te copleșesc emoțiile, poți să pregătești un mic discurs
Pregătirea argumentelor și repetarea cu o persoană apropiată a discursului antrenează creierul pentru viitoarele situații.
Tu oferi feedback?
Într-o echipă, feedback-ul ideal ar trebui să se desfășoare permanent între manager și membrii echipei în ambele sensuri, și între membri echipei.
La partea de obstacole în a oferi feedback, avem:
- nu ofer că poate se supără,
- nu ofer că nu e treaba mea,
- nu ofer că nu știu cum să fac asta.
Un exemplu concret este al unei cliente care dorea să-i ofere feedback managerului ei asupra faptului că întârzia mereu la întâlniri și acest lucru îi afecta restul programului. Ce o împiedica era o dată teama de a nu-l supăra, apoi teama că s-ar putea ca el să nu înțeleagă. Când a reușit în cele din urmă, un pic mai vulcanic decât anticipase, a putut să vadă că managerul ei a integrat informația chiar bine și ca bonus, și ea s-a simțit încurajată să continue acest demers.
Cum să oferi feedback?
Așa cum contează modul în care îl ceri, tot așa contează modul în care oferi feedback. Și nu uita: nu spune DA, atunci cand de fapt e NU.
Menține informația doar la felul în care te simți tu
Fără judecăți de valoare (în loc de “colegii ăștia nesuferiți mă stresează”, poți încerca “mă simt agitat când colegii din jurul meu vorbesc mai tare, am nevoie de un spațiu mai liniștit”.
Când oferi feedback “negativ”
Menționează efectele asupra ta și fii specific în ceea ce ceri apoi
Când tu nu trimiți raportul la timp, pe mine mă afectează cu programul și am nevoie să mi-l trimiți atunci când stabilim împreună, nu mai târziu.
Începe întâi cu 2-3 observații despre ceea ce persoana face bine și apoi du-te către ceea ce are nevoie de îmbunătățire.
Un amănunt foarte important în acest proces dus – întors al feedback-ului este partea de ascultare. Când ceri feedback, fii pregătit să-l asculți, nu ca să te aperi ci dintr-un mindset de curiozitate: ce pot învață despre mine? Când îl oferi, ascultă reacția celuilalt: a înțeles ce am vrut să-i transmit? Cum poți verifica?
Ca să punem în practică arta de a cere feedback, așa pe final, tu ce poți spune ai despre acest articol? Ce ar mai fi fost nevoie să adăugam ca informație?
Ne-ar ajuta mult feedback-ul tău!
