Când vine vorba de punctualitate parcă primele lucruri care apar în minte sunt… situațiile în care întârziem și modul în care justificăm ajungerea după ora stabilită. Dar ce mesaje transmit toate acestea despre noi, despre respectul pe care îl avem pentru persoana/persoanele cu care urmează să ne întâlnim, pentru situatia în sine?
Pe plan personal sau în mediul profesional, fii întotdeauna puctual în primul rând față de tine! Despre cum poți face acest lucru offline, dar mai ales în online, unde nu “stă nimeni cu ochii pe tine” ne spune astăzi Anda Luiza Ștefan, Coach ATLAS.
Sfertul academic
Cea mai cunoscută expresie este acel “sfert academic” – adică 15 minute – care se datorează excesului de zel al discipolilor lui Platon (filozof al Greciei Antice). Aceștia, de dragul de a fi cât mai aproape de locul în care mentorul lor le vorbea, veneau cu un sfert de oră mai devreme! Ei dezbăteau înainte de cursuri ideile predate anterior și își pregăteau întrebările.
Nu se știe exact cum a ajuns la noi această informație fix pe invers.
Dar am descoperit ceva și mai interesant – o bună parte a elevilor școlilor din vest – dar mai ales studenții – susțin că ar exista o regulă chiar scrisă în unele instituții, cum că o întârziere de 15 minute a profesorului le dă posibilitatea studenților să părăsească sala, fără a primi absență dacă profesorul ajunge ulterior.
La polul opus al acestora se află domenii pentru care timpul se măsoară în secunde, iar consecințele negative ale întârzierii pot fi drastice sau chiar tragice – vorbim de armată, de transporturi, educație, politică, sănătate etc.
Tot la polul opus se află și unele culturi – din care cea mai reprezentativă este cea japoneză – în care a întârzia aruncă un văl de dezonoare asupra acelei persoane, sau a întregii familii. Sunt și culturi unde ora programată pentru un anumit tip de întâlniri are o altă conotație subînțeleasă de toată lumea. De exemplu “timpul african”, în care ora 9 înseamnă că totul începe de la ora 10 – subliniază aspectul de relaxare și libertate din unele țări din această zonă.
Adevărul este însă că ținem la timpul nostru – cea mai prețioasă resursă, imposibil de stocat sau recuperat.
Rămânând încă puțin în sfera istoriei, punctualitatea a fost una dintre primele mențiuni în Codul Bunelor Maniere. Știai că primul cod al bunelor maniere se crede că a fost scris în jurul anului 2.400 i.Hr. de către edilul Egiptului Ptah-hotep, primul ministru din perioada de domnie a lui Djedkare Isesi în cea de-a Cincea Dinastie?
Iar una din zicalele cele mai importante este vorba lui Ludovic al XVIII-lea, care spunea că
punctualitatea este politețea regilor
Da, punctualitatea înseamnă o formă de respect atât față de ceilalți, cât și față de noi înșine. Un respect care, la rândul său, denotă o doză de măiestrie a vieții personale.
Un om punctual își face toate lucrurile la timp. Ține cont de posibile întâmplări și își ia marje de siguranță. Conservă buna dispoziție a tuturor, precum și timp, bani și încredere.
Cred că fiecare dintre voi știe pe cineva după care se așteaptă la o aniversare, în așa fel încât începi să îi comunici o oră de întâlnire decalată, ca să te asiguri că ajunge? Sau cel care mereu uită să își achite datoriile făcute la restaurant când n-a avut schimbat? Sau cea care începe să se spele pe cap la ora când trebuia să fie la întâlnire?
Dacă între prieteni astfel de lucruri se mai pot întâmpla și poate constituie “farmecul” unei persoane, când vine vorba de locul de muncă lucrurile încep să se schimbe radical.
Timpul de lucru este monitorizat strict de către mulți angajatori, deci ajungerea și plecarea la orele stabilite sunt mandatorii. Termenele de predare ale lucrărilor sau rapoartelor, ora de începere a unei ședințe sau interviu, cele 10 minute de convorbire pe care le-ai promis unui client pot face diferența între imaginea de om serios și profesionist, sau să fii privit cu totală neîncredere.
Punctualitatea la locul de muncă – soft skill!
Abilități de organizare – angajatorilor, managerilor le place să știe că echipa lor este productivă. Este un aspect complet negativ asupra persoanei tale dacă ești mereu în căutarea unui post-it rătăcit prin agendă, nu știi unde sunt numerele de telefon ale clienților și ai desktopul plin de pictograme printre care nu găsești raportul care trebuie printat urgent. Toate acestea costă compania, fie bani, fie imagine.
A fi organizat este precursorul punctualității, îți permite să faci lucrurile bine și să asiguri fluența proceselor din întreaga activitate.
Colegialitate și încredere – în ultimii ani brandul personal a devenit un asset și un punct de plecare în evoluția în carieră sau creșterea salarială. A se spune despre tine că ești o persoană pe care te poți baza, a fi un etalon de referință în exactitate și punctualitate te pune pe lista celor cărora li se încredințează sarcini și proiecte importante.
Reputație – se spune că angajații părăsesc “oameni” când demisionează, nu? În egală măsură clienții aleg “oameni”, nu firme, dar sigur firma va căpăta reputație dacă angajații ei sunt de nădejde. Știm că se pierd contracte importante fiindcă cineva nu a revenit cu un telefon, sau departamentul de expediții a întârziat o livrare.
Integritate și competență – Oamenii care ajung sau fac lucrurile la timp au un fel de al 6-lea simț care parcă le permite previziunile. Ei știu să spună nu, să seteze limite dincolo de care nu fac compromisuri să treacă, să facă estimări realiste și să pivoteze pe loc în caz de derapaj. Își recontractează promisiunile, astfel încât întregul lanț de evenimente de după ei să se poată ajusta și, pe cât posibil, nimeni să nu fie afectat în vreun fel. Este o mare diferență între un gând fugar: “ei, mare lucru 2 minute” și un mesaj trimis: “întârzii 2 minute”, așa-i?
Punctualitatea în on-line
Ce putea să complice și mai mult lucrurile pentru un “întârziac” decât lucrul de acasă? Cineva care oricum nu se organiza să facă față traficului, dusului copilului la grădiniță, găsirii unui loc de parcare și parcurgerii drumului până la sediu cu ocol pe la o cafea… s-a trezit brusc în fața unui plus de o oră și jumătate pe care, în continuare, nu știe să o gestioneze.
Ce să faci să fii punctual când nimeni nu mai stă cu ochii pe tine?
Programare și organizare
Indiferent de sistemul de calendar/agendă pe care le folosești, trece în oricare dintre ele ce ai de făcut. Acordă zile de buffer pentru proiecte și minute de pauză între întâlniri. Este ireal să se creadă că, stând acasă, nu ai nevoie de o pauză de cafea, o gură de aer pe terasă, să mergi la toaletă sau pur și simplu să îți dezmorțești corpul. Ai nevoie să sedimentezi ideile discutate în ședința anterioară, să termini minuta, să trimiți un email, precum ai nevoie și de o minte limpede pentru următoarea întâlnire sau sarcină de lucru.
Prioritize
Imposibilitatea de a comunica direct cu colegii, poate lipsa de competențe personale sau ale lor, face ca unele sarcini să capete delay-uri nedorite. Stabilește ce este urgent, important, și alocă chunck-uri potrivite de timp în funcție de colaboratorii tăi. Folosiți calendare comune astfel încât să vedeți eventualele suprapuneri.
Spatiu adecvat
Deși poate să nu fie posibil, ar fi bine ca spațiul și biroul propriu-zis (inclusiv scaunul) să semene cât mai mult a loc de muncă. E ok să mai stai pe pat sau fotoliu, dar a le folosi exclusiv sau a nu delimita un loc de funcționalitatea lui normală este o cale sigură de întârziere.
Update
Nu în ultimul rând asigură-te că ai mereu update-urile făcute la programele colaborative cu care lucrezi, altfel vei pierde minute bune și energie așteptând reset-ul computerului.
Work-life balance
Nu în ultimul rând este de menționat că punctualitatea este bună la venire și la predarea rapoartelor, dar este bună și la plecare. Fie în munca la sediu, dar mai ales în cea în on-line, ai nevoie să te deconectezi la ora la care se termină programul.
Aici sunt de trași de mânecă mai degrabă angajatorii sau unii manageri! Dacă vreți ca oamenii să vină și să facă lucrurile la timp, respectați-le și voi timpul! O viață personală împlinită și echilibrată ar trebui să fie mai degrabă apanajul angajatorului. Nu mii de oameni trebuie să facă piruete în cele 2-3 ore care le mai rămân seara disponibile, ci angajatorul ar trebui să aibă grijă ca oamenii să aibă parte de timp personal, pentru a se putea odihni, pentru o avea o mai bună calitate a vieții, ca să vină cu drag și forțe proaspete într-o nouă zi de muncă.
Să încheiem cu un sfat în glumă: când știi că întârzii 10 minute, spune că vei întârzia 20! Dacă ajungi mai devreme vei părea că te-ai grăbit, iar dacă chiar se întâmplă ceva, nu va trebui să te scuzi de două ori!
