Comunicare eficientă | Ce spui și cum spui contează!

Este oare importantă comunicarea eficientă? Trăim într-o perioadă de accentuare a lipsei de ascultare, venită odată cu apariția și utilizarea excesivă a tehnologiei, excesul de social media și mutarea mesajelor în scris.

Vorbim frecvent despre lipsa de comunicare și importanța comunicării, de o receptare corectă a mesajului transmis, despre această conectare practic la celălalt și de câte minuni … mai mult de 7 🙂 poate să facă dacă își dovedește eficiența. 

Comunicăm totul despre cum auto observația ne face comunicatori mai buni dar și cum “capacitatea de a avea un dialog interior de calitate ne permite să construim un dialog exterior la fel de bun”, cu ajutorul specialistului Hilio, Psiholog Nicoleta Radu.

Comunicarea – o primă formă de manifestare

Comunicarea este prima formă de manifestare odată ce venim pe lume. Începe cu plânsetul care curăță căile respiratorii și este semn bun la naștere, plâns care continuă mult timp în primii ani de viață, însoțit de atingere, mângâiere, hrănire, îngrijire, joacă, alinare, contact vizual și corporal. Dacă rămânem ancorați puțin în această perioadă și formele ei de comunicare avem șansa să dăm o nouă valență comunicării între adulți, la locul de muncă și în viața personală sau privată, între adulți și prieteni, familie și copii.

Ce este comunicare eficientă?

Altfel spus, de ce e important să asociem termenul eficient comunicării? Răspunsul este dat de scop.

Cu alte cuvinte, “orice comunicare poate fi eficientă dacă e în acord cu scopul celui care transmite mesajele principale, chiar dacă acestea pot fi uneori de atac, umilire, superioritate sau denigrare.” În concluzie, eficiența nu aduce comunicării vreo valoare benefică părților implicate.

Alternativele utile unor relații interumane umane bazate pe comunicare sunt: înțelegerea, acceptarea, colaborarea, sprijinul, informarea, schimbul de idei. A comunica este o acțiune prin care se transmite un mesaj, se intră în legătură cu cineva. Poate fi unilaterală, devine notificare sau informare, și reciprocă, devine dialog sau dezbatere.

Cea mai mare dificultate pe care o sesizez de ani buni în comunicarea dintre oameni este lipsa ascultării sau citirii cu atenție, căci comunicarea s-a transferat în social media și se face în scris.

Oamenii nu răspund, dacă li se cere opinia, la ce sunt invitați să răspundă, ci la ce vor ei să transmită. Oamenii nu citesc cu atenție un text, dar emit opinii despre ceva care nici măcar nu are legătură cu (con)textul.

Oamenii nu transmit eficace ce au nevoie să primească sau o fac într-un mod extrem de stângaci și se supără când ceilalți nu se implică.

Lipsesc deci, din acest tablou câteva elemente specifice comunicării:

1. disponibilitatea de a auzi în timp ce se ascultă,
2. exercițiul de a se abține la a-și da cu părerea fără consistență,
3. formularea concisă, clară a unei idei,
4. libertatea de exprimare (mediul care permite și încurajează exprimare),
5. acceptarea opiniilor diferite,
6. dezbatere constructivă sau acceptarea diferențelor.

Un alt aspect important al comunicării este forma. Cei mai mulți dintre noi se concentrează rațional doar pe cuvinte, spuse sau scrise. Conexiunea profundă între ființe implică, fără să fim neapărat conștienți, o coroborare între limbajul trupului, expresia feței, privire, tonul vocii, tăcere, absența unor replici – toate acestea contribuie la comunicare. Comunicarea are menirea să unească ființe.

Revenind la tematica în sine: “Comunicare eficientă – nu e doar despre ce spui, ci despre cum o spui!”, haideți să parcurgem câteva întrebări pentru autoevaluare și îmbunătățirea comunicării.

Folosiți aceste idei în procesul de autoevaluare:

• Îți pasă cum ești înțeles de ceilalți și ce transmiți acestora?
• Ai tendința să acaparezi discuția cu o altă persoană?
• Alegi să rămâi la ideile tale și nu contează ce opinii au ceilalți?
• Preferi să comunici unidirecțional sau să deschizi un dialog?
• Ești curios sau le știi deja pe toate?
• Ceri sau oferi feedback în urma procesului de comunicare?
• Crezi că de la o anumită vârstă încolo nu te mai poți schimba?

Obstacole în comunicare

Să vedem, concret, câteva tipuri de obstacole sau bariere care au un impact negativ în producerea sau înțelegerea mesajului. Obstacolele în comunicare sunt clasificate, în mare, în patru categorii, după cum urmează:

1. Psihologice
2. Semantice
3. Personale
4. Organizaționale

Le vom explica, pe rând, în rândurile următoare.

• Obstacole psihologice 

Atunci când emițătorul și receptorul nu se află într-o bună stare emoțională, pot apărea așa-numitele bariere psihologice. Dacă ești stresat, trist, îngrijorat, de pildă, nu vei reuși să te concentrezi asupra mesajului pe care dorești să îl transmiți sau pe care îl primești.

Cele mai întâlnite bariere psihologice sunt: 

• Lipsa atenției – dacă atenția ta nu este îndreptată către cel care comunică sau dacă tu ești emițătorul, însă te confrunți cu alte gânduri care te preocupă în acel moment, este foarte probabil să nu transmiți sau să nu decodezi corect mesajul. Astfel, procesul de comunicare va fi ineficient și unidirecțional.
• Lipsa încrederii – lipsa încrederii între participanții la comunicare îngreunează procesul și devine o barieră, mesajul putând fi afectat și interpretat într-un sens greșit.
• Evaluarea prematură – când nu ai răbdare să asculți transmiterea întregului mesaj și îți formezi o opinie pe baza unor informații trunchiate, este foarte posibil să îl înțelegi greșit și să emiți prejudecăți sau opinii eronate/ incomplete.
• Fluxul comunicării – teoria fluxului de comunicare afirmă că oamenii pot să comunice până la un anumit nivel, în funcție de cunoștințele pe care le dețin; de asemenea, în fluxul de comunicare, o contribuție importantă o are și natura persoanei: de exemplu, dacă ești înclinat către izolare și nu ai o viață și o rețea socială prea bogate, este foarte posibil să întâmpini probleme de comunicare.

• Obstacole semantice

Pot apărea, de asemenea, bariere sau obstacole de comunicare și în ceea ce privește codificarea și decodificarea mesajului. Mai simplu spus, ne referim la înțelesurile pe care le au cuvintele, iar bariera apare atunci când același cuvânt este înțeles diferit de doi indivizi.

Când apar astfel de situații? Atunci când mesajul este exprimat vag, când se omit anumite cuvinte care sunt necesare pentru constituirea unui sens corect, atunci când sunt folosite jargoane sau când comunicare nonverbală și paraverbală nu sunt în acord cu mesajul oral transmis.

• Obstacole personale

Eficiența comunicării poate fi perimată și de anumiți factori personali, cum ar fi:

• Teama de provocări pe care o simte persoana ce deține autoritatea – atunci când o persoană care deține autoritatea se gândește că transmiterea unui mesaj i-ar putea știrbi influența sau afecta imaginea, poate alege să nu comunice sau să poziționeze diferit un mesaj.
• Lipsa dorinței de a comunica pe care o simte cel care nu deține autoritatea –  se întâmplă, de multe ori, ca persoana care nu deține autoritatea să nu comunice pentru a nu risca să transmită greșit sau incomplet un anumit mesaj – aceste situații sunt frecvente mai ales în relația superior-angajat.

• Obstacole organizaționale

Dacă vorbim despre comunicare la nivel de organizație, există o serie de factori care țin mai ales de statut și politici care pot împiedica eficiența comunicării, cum ar fi:

• politicile organizaționale restrictive – atunci când politicile nu susțin o comunicare liberă și aceasta este îngrădită de anumite canale;
• complexitatea structurii organizaționale – multitudinea de niveluri manageriale poate sta în care unei comunicări eficiente, distorsionând-o și întârziind-o;
• lipsa unor facilități organizaționale – dacă nu există diverse medii care să faciliteze comunicarea, cum ar fi un instrument de comunicare internă, întâlniri în echipă sau individuale etc. este foarte posibil ca procesul să fie îngreunat;
• statutul – de multe ori, subordonaților le este teamă să își exprime opinia sinceră către superiorii lor, din cauza statului.

Cum să fii un mai bun comunicator?

Pentru a fi un mai bun comunicator este necesar să experimentezi auto observația. Fii atent la tine, ce cuvinte alegi, ce ton și ce volum al vocii, ce mesaj vrei să transmiți, ce e mai important în comunicarea pe care o ai cu ceilalți.

În plus, chiar dacă greșești și se activează un sentiment de vinovăție nu ignora reparația. Aceasta se poate manifesta prin a recunoaște, a folosi scuzele, a corecta și a asculta părerea celuilalt. Între două persoane nu acordul dintre idei aduce progresul relației, ci deschiderea de a accepta diferențele. 

O altă emoție care se activează disfuncțional în comunicarea dintre oameni este frica de a spune ce simți și ce gândești. Frica de a fi respins, neînțeles, neiubit, mai prejos decât alții. Deși pare că această frică e declanșată de celălalt, în fapt este doar întreținută, e o frică ce se declanșează automat ca răspuns la situații de viață care au permis permanentizarea stării de frică.

Vă invit să trecem prin cîteva scopuri ale comunicării și soluțiile potrivite fiecărui scop. Când vrem să informăm pe cineva asupra unei situații e util să subliniem atât aspectele bune, pe lângă cele mai puțin plăcute – mai ales dacă acestea sunt cele care ne preocupă.

Uneori pare imposibil să găsești ceva bun într-un amalgam de rele, dar vă asigur că există mereu ceva bun în orice situație. Când vrem să cerem ceva cuiva e relevant să fim conciși și mai ales să exprimăm clar la ce ajută acel ceva.

Atunci când vrem să prezentăm o idee nouă sau venim cu o propunere, câteva argumente și un “cel mai rău lucru care s-ar putea întâmpla” permit o structurare a conținutului și astfel, mesajul ajunge într-o formă completă. Deloc de ignorat, umorul a fost mereu cheia unei bune înțelegeri.

Tehnici și metode de comunicare eficientă

Acum, că am înțeles mai bine contextul, hai să vedem exact ce metode poți pune în practică pentru a depăși obstacolele de comunicare și pentru a reuși să comunici eficient. Acestea vizează ascultarea, percepția și comunicare verbală eficientă.

Ce să faci pentru a-ți exersa ascultarea activă

Un bun comunicator este, în primul rând, un bun ascultător. Așa că este esențial să practici ascultarea activă pentru a înțelege exact ce își dorește să transmită celălalt, dar și pentru a-ți manifesta interesul față de mesajul vorbitorului.

Concentrează-te – atunci când vorbește celălalt, concentrează-te exclusiv la asta și încearcă să îndepărtezi alte gânduri, preocupări sau comentarii interne.

Adresează întrebări – pentru a verifica dacă ai înțeles corect și pentru a-ți arăta interesul.

Privește interlocutorul – limbajul nonverbal și paraverbal completează comunicare verbală, așa că fii atent și la gestică și mimică .

Parafrazează – pentru a verifica înțelegerea mesajului, repetă mesajul cu propriile cuvinte.

Empatizează – empatia te ajută să înțelegi și să asculți mai bine ce are de spus celălalt

Ascultă – ascultă pentru a înțelege și nu pentru a reacționa sau a pregăti replica

Ce să faci pentru a nu percepe greșit un anumit mesaj

O percepție greșit formată poate sta, de multe ori, în calea unei comunicări eficiente. De la prejudecățile pe care ni le formăm și până la faptul că nu verificăm dacă am înțeles corect mesajul pe care îl primim. Însă există metode care să te ajute și în acest sens:

• îmbunătățește percepția – conștientizează care sunt sursele unei percepțiilor greșite, verifică la ce percepții greșite apelezi cel mai des și cere-le celor din jur părerea în legătură cu percepțiile lor despre tine;
• acordă-le atenție și celorlalți – încearcă să empatizezi cu cel care transmite mesajul și să îi asculți activ.

Câteva sfaturi în plus pentru o comunicare verbală eficientă

Toate cele discutate contribuie la eficientizarea comunicării, însă vom lista câteva exemple suplimentare:

• Fii deschis și autentic – nu încerca să pozezi în cineva care nu ești pentru că ceilalți vor observa scăpările: fii sincer, autentic și deschis;
• Concentrează-te pe problemă, nu pe persoană – dacă te afli într-o situație conflictuală, rezolvă problema care a declanșat conflictul, nu ignora sau nu te lansa în certuri cu persoana care a adresat-o;
• Fii flexibil – inovația și creativitatea se nasc mai ales din diversitate, așa că acceptă și alte păreri și metode de rezolvare în afară de ale tale;
• Exprimă-ți părerile și setează limite – fii ferm în a transmite propriile drepturi și nevoi și stabilește limite clare – subevaluarea propriei persoane îi încurajează să facă la fel în ceea ce te privește.

Pe scurt, folosește comunicarea asertivă, adică „abilitatea de a vorbi și interacționa într-un mod care ia în considerare și respectă drepturile și opiniile celorlalți, în timp ce se apără, de asemenea, propriile drepturi, nevoi și limite personale”. Toate metodele descrise mai sus te vor ajuta să practici comunicarea asertivă și să fii un bun comunicator.

Modalități de comunicare eficientă cu copilul

Ca în cazul oricărei comunicări, comunicare cu copilul tău nu se referă doar la cea verbală, ci și la gesturi, mimică, tonul vocii etc.

În funcție de vârsta copilului tău va fi nevoie să adaptezi limbajul verbal și nonverbal, însă ne vom referi aici la câteva reguli generale pe care le poți aplica în orice situație:

1. Ascultă activ – îl va ajuta pe copil să se simtă văzut și ascultat;
2. Ascultă reflexiv – parafrazează ce spune – nu se va simți judecat și îi va fi mai ușor să își exprime emoțiile;
3. Adaptează limbajul – folosește cuvinte potrivite pentru vârsta lui, al căror înțeles îl cunoaște;
4. Evită recompensele – poate funcționează pe termen scurt, însă pe termen lung nu este sănătos nici pentru tine, nici pentru copil; încearcă, în schimb, să setezi reguli și limite;
5. Ajută-l să înțeleagă cum se simte și încurajează-l să vorbească despre modul în care se simte.

Folosiți dialogul cu încredere!

Vedem deci, cum comunicarea are în spate o serie întreagă de elemente ce țin nu doar de acțiunea de a vorbi sau a scrie, ci mai degrabă de o dinamică socială, una psihică și o viață interioară specifică fiecăruia. Cu cat suntem mai conectați la noi înșine, cu atât ne cunoaștem și recunoaștem unde stăpânim și unde mai avem de învățat în interacțiunea cu ceilalți.

Capacitatea de a avea un dialog interior de calitate ne permite să construim un dialog în exterior la fel de bun. Aici remarc nevoia de atenție la scenariile din capul nostru. Uneori suntem așa de conectați la povestea din interior că ajungem să exprimăm în exterior în acord cu acest scenariu, uitând să validăm prin observație și întrebări dacă într-adevăr realitatea exterioară o confirmă pe cea interioară.

Vi s-a întâmplat să vă certați cu oameni pentru că v-ați imaginat într-un fel “lumea” și v-ați ciondănit cu ceilalți fără un motiv real?

Mediul de muncă sau cel de viață este cel care definește cadrul de comunicare și calitatea acesteia. De aceea e important să faceți curat în aceste spații. Chiar dacă asta înseamnă schimbări majore și riscante, puțin curaj ne permite să urcăm o treaptă și să intrăm pe un drum mai potrivit nouă, benefic și constructiv.

Așa că, în încheiere, vin cu îndemnul de a vă dezvolta acest simț al evaluării mediului în care trăiți și funcționați. În viață, doar viul din noi și trecerea în neființă sunt puncte fixe, toate celelalte borne ale acestui traseu uman se pot repoziționa, iar teritoriul redesena și cu ajutorul terapiei. Să vă fie cu folos!

Surse:

https://www.geeksforgeeks.org/barriers-to-effective-communication/

https://www.researchgate.net/publication/323794732_Barriers_to_Effective_Communication

https://uwaterloo.ca/centre-for-teaching-excellence/catalogs/tip-sheets/effective-communication-barriers-and-strategies

https://positivepsychology.com/assertive-communication/#assertive

https://www.unicef.org/parenting/child-care/9-tips-for-better-communication

McNaughton, Hamlin, McCarthy, Head-Reeves, & Schreiner, 2008, p. 224

Weger, Castle, & Emmett, 2010, p. 35