Te înspăimântă faptul că echipa ta ar putea să greșească? Ești de părere că mai bine faci tu munca de execuție decât să pierzi vremea explicând? Crezi că anumite sarcini le poți executa doar tu? Este normal să ai astfel de gânduri, dar cel mai important este să înveți cum să le depășești, cu alte cuvinte, să înveți cum să delegi eficient.
Unul dintre cele mai importante skill-uri de leardeship este acela de a delega în mod corect și eficient. De ce? Explicația este una foarte simplă: și tu și echipa ta veți avea numai de câștigat: oamenii tăi vor fi mai încrezători și mai performanți, iar tu vei avea mai mult timp pentru a te concentra pe strategie, planificare sau pe orice altă ramură care te poate solicita sau interesa mai mult.
Te ajută enorm, mai ales când ești proaspăt leader sau manager, să cunoști câteva principii și trucuri pe care să le folosești pentru a delega eficient.
De ce te sperie să delegi?
Să le luăm pe rând. Dacă ai obținut de curând o funcție de conducere, poate să îți fie greu să delegi, mai ales că, de cele mai multe ori, este necesar să renunți la sarcinile la care ești foarte bun și care îți plac cel mai mult.
Hai, să vedem, deci, care sunt motivele pentru care nu îți este comod să delegi.
- în primul rând, management-ul poate fi greșit înțeles: te poți duce foarte ușor înspre zona în care crezi că trebuie să faci tu tot pentru ca un proiect să iasă bine.
- un alt motiv poate fi acela că ai o echipă nouă, nu îi cunoști pe cei pe care îi conduci și nivelul de încredere nu este unul foarte ridicat.
- de asemenea, să îi înveți pe ceilalți noi skill-uri poate să însemne timp și efort în plus, poate te gândești că nu toți oamenii din echipa ta au același nivel de motivație pentru a obține rezultate bune, poate ești mult prea atașat de sarcinile pe care în trecut le făceai tu și îți este greu să le predai altcuiva, poate te simți vinovat că îi încarci pe oameni, poate nu ești confortabil cu poziția de autoritate în care afli, poate îți este frică de eșec.
Toate acestea, însă, se vor rezolva dacă înțelegi importanța acțiunii de a delega și dacă știi câteva trucuri care te vor ajuta să delegi eficient.
De ce este important să delegi? Când este cazul să delegi?
Actul de a delega este un semn al dezvoltării profesionale, iar atunci când delegi, îi responsabilizezi pe oamenii tăi, le conferi autonomie și ai mai mult timp pentru acțiunile care aduc plusvaloare companiei. Un studiu Gallup arată că managerii care deleagă generează companiilor cu 33% mai mult profit decât cei care aleg să facă execuție.
Studiile arată că atunci când delegi:
- le demonstrezi oamenilor că ai încredere în ei și astfel îi motivezi;
- reușești să monitorizezi calitatea și eficiența task-urilor;
- contribui la dezvoltarea profesională a echipei tale pentru că le oferi posibilitatea de a învăța skill-uri noi;
- poți să previi burnout-ul și încărcarea în exces.
Pentru a delega eficient trebuie, de asemenea, să știi când să delegi. Aici te ajută să îți adresezi câteva întrebări, cum ar fi:
- Există altcineva, în afară de mine, care are are experiența și competențele necesare pentru a duce la bun sârșit sarcina?
- Ajută sarcina pe cineva să își dezvolte o anumită competență?
- Este vorba despre o sarcină recurentă?
- Am destul timp pentru a delega (training-ul oamenilor, răspunsurile la eventualele întrebări, oferirea de feedback eficient)?
- Eventualele greșeli vor impacta major succesul proiectului?
Nu este neapărat necesar să răspunzi cu „da” la toate întrebările de mai sus, însă procesul te va ajuta să îți dai seama când și ce trebuie să delegi.
Cum reușești să delegi eficient?
John Hunt, profesor de economie, a condus un studiu care arată că doar 30% dintre manageri consideră că deleagă eficient și subordonații lor consideră că doar unul din trei știe cum să delege corect sarcinile.
Jesse Sostrin, doctor în filosofie orgnizațională, autor al câtorva cărți de leadership și contributor Harvard Business Review este de părere că cei mai buni lideri sunt cei care știu să delege eficient. El consideră că una dintre cele mai grele tranziții pentru lideri este aceea de la a face la a conduce. Vasta lui experință de profesionist care lucrează cu lideri și manageri de toate nivelurile l-a ajutat să ajungă la patru strategii esențiale pentru a delega eficient. Acestea sunt:
Începe cu ce te motivează pe tine: oamenii vor fi mult mai implicați dacă împărtășești cu ei și ceea ce te determină pe tine să lucrezi la un proiect, în afară de a le expune doar obiectivele de business
Explică-le de ce sunt importanți în proiect: nu este de ajuns doar să le explici ce au de făcut, ci și care este contribuția lor la succesul poroiectului, cât de mult contează implicarea lor, de ce i-ai ales pe ei pentru a îndeplini o anumită sarcină și nu pe altcineva
Implică-te atât cât trebuie: nu prea mult pentru că riști să îi micromanageriezi pe oamenii tăi, dar nici prea puțin pentru că poți să ratezi momentele esențiale în care au nevoie de tine
Aplică strategia “da”, “nu” și “da, dacă”: așa vei învăța să fii selectiv. Analizează cerințele care vin către tine și decide dacă le vei îndeplini tu, dacă le vei îndeplini în anumite condiții sau dacă nu le vei îndeplini și le vei delega altcuiva
Alte trucuri care te mai pot ajuta:
- Ai încredere în echipa ta
- Alege oamenii potriviți, în funcție de expertiza și de competențele lor
- Comunică în mod clar ce vrei să facă subordonatul tău, asigură-te că a înțeles ce are de făcut adresându-i întrebări pentru clarificare, fii deschis să răspunzi la întebările lui, setează deadline-uri și acțiuni măsurabile
- Ajută-i cu resurse: tool-uri, feedback, training-uri
- Stabilește date clare în care să verifici statusul proiectului și în care să acorzi feedback
- Ai răbdare cu oamenii, chiar dacă pe termen scurt poate dura mai mult ca cineva să învețe ceva nou, vă va ajuta pe termen scurt
- Permite-le și lor și ție să greșiți și să experimentați
- Încurajeză-ți oamenii de fiecare dată când ai ocazia
Ai curajul să delegi! Vei deveni din ce în ce mai bun pe măsură ce pui în practică acest skill din ce în ce mai des! Procesul nu este ușor, însă vei învăța din experiențele tale ce mai trebuie îmbunătățit!
Și nu ezita să apelezi la un coach atunci când simți că ceva nu funcționează.
