Dacă am face un exercițiu de sinceritate, am admite cu toții că am participat cel puțin o dată în viață la o ședință inutilă sau care a durat prea mult sau care ar fi putut fi înlocuită foarte bine de un email. Dacă ești manager, trebuie să fii foarte atent să nu te afli tu în postura celui care ține astfel de ședințe pentru că urmările asupra echipei nu sunt unele dintre cele plăcute. Pe parcursul acestui articol vei descoperi, printre altele, care sunt semnalele unui meeting care nu merge așa cum ar trebui, care sunt motivele pentru care ai tendința să organizezi prea multe ședințe, care sunt consecințele meeting-urilor inutile, dar și cum poți să eficientiezezi întâlnirile.
Știai că un angajat pierde, în medie, 31 de ore pe lună, participând la ședințe inutile? În același timp, 45% dintre angajați declară că se simt copleșiți de numărul mare de meeting-uri pe care le au, iar 47% spun că ședințele sunt motivul principal al pierderii timpului la birou.
Mai mult, de la începutul pandemiei și până în prezent, oamenii au participat la cu 13% mai multe ședințe decât înainte, chiar dacă durata întâlnirilor s-a micșorat cu 20%. Să nu uităm nici de deja celebrul „Zoom fatigue”, care se referă la starea de oboseală sau chiar de epuizare pe care oamenii o resimt din cauza folosirii în exes a platformelor de comunicare business.
Un studiu Harvard Business Review arată că 70% dintre meeting-uri stau în calea productivității angajaților și că managerii numiți recent în funcție au tendința de a organiza cu 29% mai multe întâlniri decât cei care dețin funcții similare de mai multă vreme.
Cum știi că un meeting nu funcționează bine
Înainte de orice, nu uita că rolul culturii organizaționale este unul foarte însemnat în ceea ce privește desfășurarea ședințelor, deci poate ar trebui să îți îndrepți atenția și acolo pentru că s-ar putea să ai de lucru și în această zonă. Apoi, fii atent la următătoarele semnale ale unui meeting neproductiv:
- conversații, între doi sau mai mulți membri ai echipei, care apar pe lângă subiectul principal, care este discutat, în același timp, de lider și de ceilalți membri ai echipei;
- folosirea, în exces, a telefoanelor mobile în timpul ședințelor;
- acapararea discuției, de către unul dintre membrii echipei sau întreruperile dese;
- oamenii nu te ascultă, nu sunt prezenți în discuție;
- apariția digresiunilor în mod frecvent;
- oamenii ajung târziu la întâlnire și pleacă devreme, fără să aibă motive întemeiate.
De ce ții prea multe ședințe?
Acum, că am văzut cam cum arată o ședință nereușită, să încercăm să aflăm care sunt câteva dintre motivele pentru care managerii au tendința să organizeze prea multe întâlniri:
- unul dintre cele mai comune motive ale discuțiilor inutile este acela al necomunicării clare în ceea ce privește stabilirea rolurilor și a responsabilităților; de aceea este foarte important ca tu, ca lider, să distribui clar task-urile și să numești responsabilii de proiect;
- un alt motiv frecvent este acela că oamenii nu sunt informați recurent despre ce se întâmplă în companie sau în echipă și află noutăți abia în cadrul întâlnirilor; soluția este să îi anunți în scris, imediat ce afli informații de interes general, nu este neapărat nevoie să organizezi o întâlnire de status;
- poate ești blocat în metoda clasică a întâlnirilor, ca modalitate de reconectare și de comunicare, însă dacă ele sunt prea dese, nu vei obține efectul dorit; încearcă, în schimb, abordarea asincron (mail-uri de status, în loc de întâlniri propriu-zise, conversații pe chat-ul intern etc.).
Care sunt consecințele prea multor ședințe?
Indiferent dacă lucrăm de acasă, de la birou sau în sistem hibrid, așa cum spuneam mai sus, numărul prea mare de ședințe scade productivitatea, dar afectează și starea de bine a angajaților pentru că le cauzează:
- plictiseală;
- nervozitate;
- anxietate;
- demotivare.
Mai mult, numărul prea mare de meeting-uri produce întreruperi de workflow, afectează creșterea pe termen-lung din cauza timpului pierdut în ședințe care durează prea mult și poate duce chiar și la un număr mai mare de demisii.
De ce să ții mai puține întâlniri?
Un survey condus de Harvard Business Review arată că productivitatea a crescut cu 71% atunci când numărul de ședințe a fost redus cu 40% pentru că angjații au simțit că li se dă mai multă autonomie și asftel, satisfacția lor a crescut cu 52%. Atunci când 60% dintre ședințe au fost total eliminate, gradul de cooperare, contrar așteptărilor, a crescut cu 55% pentru că angajații au găsit modalități de comunicare (mail, chat intern) și nivelul lor de stres a scăzut cu 57%, îmbunătățindu-li-se astfel starea de bine.
Cum să reduci numărul ședințelor și cum să eficientiezi timpul petrecut
Este evident că oricine își dorește să participe la ședințe cât mai utile și cât mai eficiente. Apelează la calitățile tale de lider, fii organizat, redu numărul ședințelor și eficientizează timpul, ține cont de:
- Cât de necesară este acea ședință? Poate fi înlocuită cu un email sau cu un mesaj scris pe chat-ul intern?
- Este necesară perzența tuturor celor invitați de tine să participe?
- Transformă statusul zilnic în mesaje scrise.
- Folosește instrumente digitale pentru a pune în practică munca în asincron (Google Forms, chat intern etc.).
- Stabilește scopul meeting-urilor.
- Ai grjă să manageruiești corect timpul alocat întâlnirilor.
- Pregătește-ți foarte bine întâlnirilie: schițează structura și subictele de discuție.
În concluzie, un număr prea mare de meeting-uri îți poate afecta atât propria stare de bine, cât și starea de bine a angajaților tăi. Ai încredere în ei și oferă-le autonomie, iar ție oferă-ți mai mult timp pentru alte lucuri mai importante!
