În rolul tău de lider sau de manager, este foarte probabil să te fi confruntat cu situația în care, deși ai setat obiectivele echipei tale, ele nu au fost atinse în totalitate. Pentru îmbunătățirea performanței, una dintre soluții este să implementezi obiective SMART. Ce sunt ele, de ce sunt importante și cum le setezi, vei afla în rândurile următoare.
Succesul personal și profesional se află în strânsă legătură cu obiectivele pe care ți le stabilești. Fie că îți dorești să ai o viață mai sănătoasă, să te înscrii la un curs de calificare sau de perfecționare sau să manageriezi bine un proiect, ducerea la o bună îndeplinire depinde, într-o proporție foarte mare, de modul în care îți stabilești obiectivele.
Ce nu este un obiectiv SMART?
În articolul de astăzi, ne vom concentra pe latura profesională a stabilirii obiectivelor SMART. Dar, pentru început, hai să vedem ce nu este un obiectiv SMART.
Cea mai comună greșeală este aceea de a face confuzia cu viziunea sau cu scopul companiei. De ce nu trebuie să le confundăm? Pentru că viziunea se referă la aspirații, iar scopul oferă contextul general în care un proiect trebuie să se desfășoare. Obiectivele, în schimb, sunt foarte specifice, descriu rezultatele pe care un proiect trebuie să le atingă, oferă direcția în care se îndreaptă proiectul. Mai mult, obiectivele dau structură și validează succesul proiectului.
Ce sunt obiectivele SMART?
SMART este un instrument de project management care te ajută să formulezi corect și eficient un obiectiv. Este folosit atât în managementul proiectelor, managementul echipelor, dar și în ceea ce pivește dezvoltarea personală.
Conceptul este asociat cu numele lui Peter Drucker, cunoscut pentru promovarea managementului prin obiective (1955) și a fost menționat pentru prima dată într-o publicație în anul 1981, de către George T. Doran, într-un articol publiat în revista Management Review și intitulat “There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives”.
SMART este un acronim care descrie criteriile prin care poți formula și evalua corect un obiectiv: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-Bound.
Pentru o mai bună înțelegere, le vom explica pe fiecare:
Specific
Pentru o bună claritate, este esențial ca obiectivul să fie cât mai specific. De exemplu, obiectivul: Reducerea timpului de așteptare nu este unul specific. Pe când Reducerea timpului de așteptare de la 10 minue la 2 minute este mult mai exact.
Iată câteva întrebări pe care le poți formula pentru a obține un obiectiv specific:
- Ce trebuie să se întâmple?
- La ce ne așteptăm?
- Cum va fi atins obiectivul și ce strategii vor fi urmărite?
- Cine va fi responsabil?
- Ce vom face, pentru cine și în ce fel?
Măsurabil
Este important ca obiectivul să poată fi măsurabil pentru a-ți da seama dacă el poate fi atins. Stabilește criterii prin care să poți măsura progresul pentru că astfel vei ști exact în ce stadiu al proiectului te afli și te va motiva să continui.
Te ajută să adresezi întrebări ca:
- Pot să măsor?
- Cum știu că s-a schimbat ceva?
- Este obiectivul bine înțeles?
- Am folosit verbe de acțiune în formularea obiectivului?
- Va ajuta acest obiectiv la îndeplinirea rezultatelor dorite?
Acționabil sau realist de atins
Obiectivul trebuie să fie acționabil sau realist de atins, ceea ce înseamnă că trebuie să stabilești modul în care se vor întâmpla cele menționate, adică de ce resurse dispui, ce plan de acțiune folosești. De aceea este extrem de important să discuți cu oamenii pe care urmează să îi implici în proiect și să verifici disponibilitatea lor, să agreați împreună sarcinilie și termenii.
Întrebări utile:
- Cine se va ocupa de acțiunile stabilite?
- Au oamenii aleși competențele pe care le implică sarcinile atribuite?
- Există resursele (personal, fonduri, timp, echipament) de care am nevoie în atingerea obiectivului?
Relevant
Relevanța are o foarte mare legătură cu ceea ce a fost descris mai sus: cât de realist este obiectivul. Ce le diferențiază este faptul că un obiectiv realist trebuie să fie aliniat cu viziunea și cu strategia companiei, dar și cu abilitățile și competențe membrilor echipelor.
Dacă răspunsul la aceste întrebări este da, atunci știi că ai un obiectiv relevant:
- Este momentul potirivit să facem asta?
- Se aliniază cu obiectivele de business cu valorile și strategia companiei?
- Merită să investesc resurse umane și financiare?
Timp
Timpul se referă la setarea unui deadline. Deadline-ul contribuie atât la urmărirea îndeplinirii cu succes a sarcinilor, cât și la a obține obiective măsurabile.
Ce să te întrebi:
- Când va fi îndeplinit acest obiectiv?
- Ce pot face în 6 luni?
- Ce pot face astăzi?
- Este realist deadline-ul pe care l-am setat?
De ce să impletementezi obiective SMART?
Obiectivele SMART ajută la îmbunătățirea performațelor echipei pentru că:
- oferă claritate proiectului;
- aliniază echipa la aceleași obiective și scopuri;
- motivează oamenii, iar o echipă motivată are 50% șanse mai mari de a-și atinge scopurile față de cele în care oamenii nu sunt motivați;
- contribuie la un bun time management;
- ajută la identificarea resurselor umane și financiare;
- sunt un bun instrument de monitorizare a performanței;
- cresc șansele de succes prin claritatea sarcinilor și a scopurilor.
Cum setezi obiective SMART?
Înainte de a seta obiectivele SMART, asigură-te că știi exact care sunt datele situației actuale în care te afli. Folosește tool-uri pentru a colecta informații relevante, care te vor ajuta în conturarea unei imagini clare asupra echipei, a companiei și a audienței. Poți folosi instrumente digitale pentru a fi la curent cu metricii referitori la trafic și la trendurile din industria în care activezi (Google Analytics, Google Trends etc.). Este ideal să faci și o evaluare a strategiei pe care ai implemenetat-o anterior și să analizezi ce a mers și ce nu.
În funcție de problemele identificate în research-ul tău sau în conturarea unui nou proiect, stabilește obiective folosind instrumentul SMART.
Să luăm următorul exemplu: să zicem că, în urma unei analize, ai descoperit că există mult trafic pe site-ul companiei, însă sunt puține lead-uri și vrei să rezolvi această problemă.
Hai să vedem, pe scurt, cum ar arăta setarea unui obiectiv SMART:
Obiectivul este specific: îmbunătățirea ratei de conversie
Obiectivul este măsurabil: creșterea ratei de conversie cu 25%
Obiectivul este acționabil: creșterea ratei de conversie cu 25%, prin optimizarea call to action-ului, prin schimbarea dimensiunilor butoaneler etc. De acest task se va ocupa X.
Obiectivul este relevant: aici te ajută întrebările: Se potrivește obiectivelor generale ale companiei? Este util? Sunt alte obiective prioritare?
Obiectivul este încadrat în timp: creșterea ratei de conversie cu 25% în Q2, prin optimizarea call to action-ului, prin schimbarea dimensiunilor butoaneler etc.. Rezultatele vor fi monitorizate constant pentru a observa eventualele schimbări.
Iar enunțarea, probată cu ajutorul instrumentului SMART, va arăta cam așa: Se va îmbunătăți rata de conversie prin creșterea ei cu 25% în Q2, prin optimizarea call to action-ului, prin schimbarea dimensiunilor butoaneler etc. De acest task se va ocupa X, iar rezultatele vor fi monitorizate constant pentru a observa eventualele schimbări.
După stabilirea obiectivelor SMART, ai grijă la modul în care le comunici echipei tale: asigură-te că au fost bine înțelese, că fiecare membru știe ce are de făcut și că deadline-urile sunt realiste. Monitorizează în permanență progresul proiectului și nu uita că setarea obiectivelor SMART este un proces continuu de evaluare, acțiune și revizuire.
