Despre birourile open space (birourile deschise), atât arhitecții cât și specialiștii în resurse umane spun că acestea încurajează interacțiunea dintre angajați, diminuează ”timpii morți” și reduc costurile cu amenajarea. Pe de altă parte, din perspectiva psihologilor și a sociologilor, birourile de tip open space, atât de folosite astăzi în tot mai multe companii, generează stres suplimentar și distrug intimitatea, iar în anumite situații fac găuri mari în bugetele companiilor prin scăderea randamentului angajaților.
Andrei Alexandrescu, Performance Coach în comunitatea Hilio, ne-a dat mai multe detalii despre efectele pe care le produce lucrul într-un birou open space și ne-a explicat pe larg cum putem să gestionăm mai bine stresul provocat de acesta:
Open space-urile nu sunt o creație a secolului 21
Chiar din contră, oamenii au lucrat mereu în spații deschise. Avem probe și mai recente, oficiul poștal londonez din 1850 fiind un exemplu bine-cunoscut.
Pionierii open space-ului contemporan, dacă putem spune așa, sunt Frank Taylor („taylorism” – optimizarea spațiului industrial de muncă) și arhitectul Frank Lloyd Wright (cel care a creat faimosul birou al Johnson Wax între 1936 și 1939), iar în cazul faimosului „cubicle” – Herman Miller.
Open space-ul, “bun” sau “rău”??
Chiar dacă în perioada lui Wright open space-ul era „bun” pentru că promova spiritul colaborativ dintre angajați (fiind părerea unui arhitect, desigur), motivele pentru care a fost intens utilizat țin de latura financiară, nicidecum de cea umană, mai ales că la vremea respectivă nu existau suficiente dovezi din rândul psihologiei organizaționale.
Iată că odată cu trecerea timpului s-a dovedit că open space-ul este, de fapt, mult mai scump.
Care e logica din spate? E mult mai ușor de construit un open space și permite „înghesuirea” mai multor angajați pe metru pătrat!
Foarte corect…mai puțin că munca în astfel de spații reduce atât de mult productivitatea încât prețul cu forța de muncă crește semnificativ.
Și acum…despre efecte
Angajații cunosc foarte bine faptul că birourile deschise au cu siguranță și o altă funcție în afară de cea a îmbunătățirii comunicării. Să nu mai spunem că studiile de specialitate au arătat că oamenii pot comunica indiferent de forma biroului și, tot un paradox, în spațiile open space există riscul ca oamenii să devină atât de deranjați de zgomotul ambiental, încât să decidă să păstreze o liniște totală, pentru a nu perpetua efectele negative. De asemenea, birourile de acest tip creează impresia că toată lumea este împreună cu toată lumea, sens în care și din acest motiv dorința de comunicare se poate diminua.
În open space, devine important modul în care omul percepe că este văzut: „Arăt că sunt ocupat sau pare că stau pe rețele sociale și nu fac nimic productiv?”. Un prim argument a fost că, DA, oamenii vor lucra mai mult și mai bine pentru că sunt priviți și trebuie să se comporte ca atare și că se vor obișnui fără probleme. Faptul că vor ceda, nu prea a fost dezbătut. Senzația, sau chiar simpla idee, de a fi vegheat în permanență activează sisteme arhaice de protecție care ne pun în starea de vigilență, pentru că intimitatea nu există. Într-adevăr, ne putem obișnui, dar cu un cost…cel de burnout. Aaa…și poate încă unul. De a găsi intimitatea în altă parte. Am întâlnit persoane care după doar șase luni de muncă într-un birou open space și-au schimbat comportamentul în viața din afara muncii – căutau intimitatea pierdută în propria locuință, fără a dori contacte cu prietenii sau chiar cu persoana iubită. Bineînțeles, sunt mulți factori care influențează comportamentul individual, însă este cert că trebuie să fim cu ochii și pe reculul expunerii pe durate lungi la spații de lucru deschise.
Fiecare persoană se adaptează diferit la mediul de muncă, acest lucru este cert.
Ca să re-poziționăm puțin focus-ul, contează, de asemenea, foarte mult, încrederea pe care o are fiecare persoană în propria muncă.
Este cumva intuitiv că o persoană care radiază de încredere în produsul muncii sale se va poziționa „în văzul lumii”, pe când unul mai puțin încrezător va migra către locurile mai „protejate”.
„Geografia” persoanelor dintr-un birou poate fi, astfel, un indicator important privind încrederea în propria muncă sau asupra altor elemente dinamice de la locul de muncă.
Uzura generată de lucrul în condiții open space se reflectă și în scăderea creativității în realizarea sarcinilor și o creștere a utilizării metodelor bine-cunoscute de problem-solving, bazate pe obișnuință, deci pe precedent, rezultând, de cele mai multe ori, soluții vechi pentru probleme noi.
O altă componentă importantă este cea legată de viruși și bacterii, care se împrăștie cu o rată mult mai mare în open -space-uri. Un studiu publicat în Scandinavian Journal of Work, Environment and Health a arătat că în locurile de muncă open space s-au raportat cu 62% mai multe cazuri de zile de concediu medical luate decât în cazurile cu spații de lucru individuale.
Nivelurile de zgomot și temperatură sunt, din nou, importante, cele mai „iritante” zgomote sunt conversațiile, telefoanele care sună sau aparatura de birou, arată un studiu din Hong Kong. În acest studiu, angajații de peste 45 de ani s-au arătat cei mai sensibili la nivelul de zgomot.
Cu riscul de a fi redundanți, studii mai recente realizate de cercetători din Virginia State University și North Carolina State University au arătat că spațiile open space scad nivelul de productivitate, iar cercetătorii Tonya Smith-Jackson și Katherine Klein au arătat că scad motivația, satisfacția la locul de muncă și nivelul de intimitate.
Întreruperile dese reprezintă o altă problemă a birourilor open-space. Un studiu al Oxford Economics arată că angajații sunt cel mai interesați de a se putea focusa la lucru fără întreruperi. Deci…ca să vezi…oamenii vin la muncă ca să…Muncească!
Să vorbim și despre soluții
După această scurtă trecere în revistă, să vedem ce ar putea face chiar angajatul, cu propriile-i sale mâini:
Să ceară ajutor de specialitate
Este, fără îndoială, cea mai bună metodă de rezolvare a situațiilor de distress individual. Un coach sau un terapeut poate ajuta angajatul să treacă peste blocaje, să se axeze pe atributele sale individuale, unice, și, cel mai important în acest caz, să vadă universul altfel. Chiar dacă în România, datorită lipsei de educație sau a perpetuării epidemice a stigmatizării, ședințele de coaching și de terapie nu sunt prima variantă a unei persoane aflate în dificultate, aici se obțin, fără nicio îndoială, cele mai bune rezultate.
Este important ca fiecare să sesizeze dacă există și alte schimbări de comportament în domenii din afara serviciului – izolare excesivă (persoana simte nevoia să stea mai mult singură), dificultate în a crea relații noi sau chiar teamă față de contactele sociale etc. În aceste cazuri devine și mai important ajutorul de specialitate.
Să comunice
Nu, nu este un clișeu. Reprimarea supărărilor și a ideilor în general nu poate conduce decât către nimic, că doar zac sau ard mocnit în interiorul fiecăruia. Am întâlnit situații în care angajați au făcut o trecere în revistă a problemelor (gălăgie, trafic intens, curent etc.) cu curaj, în fața șefilor, iar aceștia au acționat în beneficiul acestora.
În afara șefilor, poate lansa această temă ca „subiect de dezbatere” cu colegii. Uneori nu vedem faptul că și ceilalți trec prin ce trecem noi, iar creșterea conștientizării și comunicarea directă pot reduce anxietatea și reda un sentiment de „eliberare”. Dacă nu vom dezbate cu colegii ne putem deschide către prieteni. Până la urmă…suntem oameni.
Să caute soluții independente de ceilalți
Dacă vi se pare că biroul open space vă dă o senzație nedorită (de ex. lipsa de intimitate) și aveți o cameră mică pe etaj, o bucătărie sau o sală de întâlniri liberă sau în care traficul este minim, lucrați, fără ezitare, de acolo. Există multe cazuri în care angajatul are senzația că toate soluțiile s-au terminat, însă există mereu câte ceva, cât de mic. Încercați, eventual, și alte etaje.
Să flexibilizeze percepția despre lucrul în open space.
Care sunt 5 beneficii ale muncii în open space? Eu pot menționa dintr-un foc că, personal, mă simt bine că stau între oameni, am acces rapid la colegi și echipe de specialiști, îmi cresc responsabilitatea, comunic mai ușor și îmi fac mai mulți prieteni. Fiecare cu ale lui, însă dacă și alte persoane le văd pe acestea 5, cum ne putem focusa pe ele în orele petrecute la munca? Răspunsul, cu siguranță, ne va ajuta să nu mai vedem totul în alb sau negru. Lumea are nuanțe. Chiar frumoase!
Să direcționeze energia într-o zonă utilă
Lucrul în spații deschise poate să ne „obosească” mental. Chiar dacă nu mai avem energie după program, e important să ne direcționăm energia utilizată în producerea de gânduri care nu ne bucură, într-o zonă mai utilă, cum ar fi, către a alege o activitate plăcută pe care să o facem. Fie că alegem un sport, un film sau o ieșire cu prietenii, important e să ne facă plăcere!
Există și măsuri de schimbare
…Așadar, gândiți-vă și acționați pentru a schimba locul de muncă sau chiar pentru a începe propria afacere. Blocajul poate deveni atât de mare încât este cazul unei schimbări radicale. Din altă perspectivă, un angajat aflat într-un blocaj poate influența negativ și mediul de lucru, așa să astfel de cazuri trebuie sprijinite și la nivel organizațional.
În mare parte, e bine să ținem în minte faptul că munca în condiții de open space generează la nivel individual un cumul de senzații și gânduri unice, iar percepția asupra întregii experiențe este cea care ne determină să adoptăm o atitudine și comportament într-un anumit sens.
Programează o ședință individuală cu Andrei Alexandrescu , Performance Coach, in Comunitatea Hilio.
