Fiecare tehnică de până acum te-a ajutat să lucrezi mai bine în cadrul unei sesiuni. Aceasta stabilește ce sesiuni vor avea loc cu adevărat.

Prima regulă este intenționat directă: nu începe ziua fără un plan.

Asta nu înseamnă să programezi fiecare minut. Înseamnă să creezi o listă scurtă, scrisă, care definește ce contează în ziua respectivă. Fă lista înainte să înceapă ziua, în loc să lași solicitările care apar să o construiască pentru tine.

De ce contează atât de mult? Fără un plan, iei decizii pe moment, iar momentul nu este neutru. Atenția ta se va îndrepta probabil către ceea ce este mai zgomotos, mai recent sau mai stimulant.

Un plan făcut în seara precedentă vine dintr-un moment în care ai mai multă perspectivă decât vei avea la ora 10:00, cu inboxul deschis.

A doua regulă se referă la ordine: lucrează în funcție de priorități. Rareori există suficient timp pentru a termina totul.

Acesta este motivul sincer pentru care ai nevoie de un plan. Planul nu este un instrument care te ajută să faci totul. Te ajută să alegi în mod intenționat ce nu vei face, în loc să lași această decizie pentru finalul zilei.

Păstrează sistemul de prioritizare simplu. Poți folosi prioritate mare, medie, scăzută, acum, curând, mai târziu sau A, B, C. Trei categorii sunt suficiente. Un sistem complicat se poate transforma cu ușurință într-un mod de a planifica în loc să lucrezi.

Pentru ca planul să aibă mai multe șanse să fie pus în practică, combină-l cu Lecția 6. Nu decide doar care este cea mai importantă sarcină. Stabilește și în ce oră vei lucra la ea.

O prioritate care nu primește un loc în calendar rămâne adesea neterminată. Acesta este unul dintre cele mai frecvente moduri prin care un plan bun se transformă într-o zi obișnuită, condusă de solicitările care apar.

Folosește trei categorii, dar limitează numărul elementelor din cea mai importantă. Problema practică a aproape oricărui sistem de prioritizare este că, în cele din urmă, totul ajunge să fie urgent.

O regulă utilă este să ai cel mult trei priorități principale într-o singură zi. Dacă apare o a patra, altceva trebuie mutat într-o categorie inferioară. Poate fi inconfortabil, dar acesta este scopul prioritizării. O listă pe care totul este prioritar este doar o listă.

Așteaptă-te ca primele tale planuri să fie prea încărcate. Aproape toată lumea subestimează timpul necesar pentru finalizarea sarcinilor. Soluția nu este mai multă disciplină, ci date mai bune.

Estimează durata fiecărei sarcini înainte să începi și notează apoi cât a durat în realitate. După două săptămâni, vei începe să îți descoperi propriul coeficient de ajustare. Pentru mulți oameni, sarcinile durează de 1,5 până la 2 ori mai mult decât au estimat. În cazul tău, cifra poate fi diferită, iar cunoașterea ei este mai utilă decât adoptarea unei noi metode de planificare.

De ce este mai eficient să îți notezi estimările decât să încerci pur și simplu să planifici mai bine? Pentru că subestimarea nu este o eroare de raționament din care poți ieși prin argumente. Este posibil să subestimezi din nou mâine, chiar dacă estimarea de astăzi a fost greșită, deoarece planurile presupun de obicei că nu va apărea nimic neprevăzut.

Un coeficient calculat din propriile date elimină această negociere. Nu trebuie să fii convins că o sarcină va dura 90 de minute. Trebuie doar să aplici cifra pe care ți-au arătat-o propriile înregistrări.