Multitaskingul între două activități solicitante nu este o abilitate aparte pe care unii oameni o au. Este o alternare rapidă între sarcini, iar costul comutării se plătește în ambele direcții.

Lecția 3 a explicat de ce. Partea costisitoare nu este să părăsești o sarcină, ci să revii și să reconstruiești ceea ce țineai în minte.

Când alternezi între două sarcini solicitante, plătești acest cost în mod repetat.

Există însă o distincție importantă. Poți combina o sarcină solicitantă cu una de rutină. De exemplu, poți analiza o problemă în timp ce mergi sau poți face ordine în timp ce asculți un apel la care nu trebuie să participi activ.

Această combinație costă mai puțin deoarece numai una dintre activități necesită un nivel ridicat de atenție. Cele patru stări din Lecția 2 explică diferența. Două sarcini care cer concentrare concurează pentru aceleași resurse mentale. O sarcină solicitantă și una de rutină pot concura mult mai puțin.

Regula este, așadar, mai precisă și mai utilă decât nu face multitasking: evită să faci simultan două lucruri solicitante. Celelalte combinații pot fi evaluate în funcție de ceea ce funcționează pentru tine.

Iată patru moduri practice de a reduce comutările inutile:

• Folosește o singură fereastră activă sau cât mai puține îți permite munca. Comutarea frecventă între ferestre este asociată mai mult cu plictiseala decât cu atenția concentrată. Un număr mare de file deschise nu reflectă neapărat o muncă solicitantă. Poate arăta că nu ești pe deplin implicat în nicio sarcină.
• Pune telefonul într-un loc în care trebuie să iei o decizie ca să ajungi la el. Nu îl lăsa cu ecranul în jos lângă tine. Pune-l într-un sertar sau în altă cameră. Efortul suplimentar întrerupe obiceiul automat de a-l verifica.
• Grupează sarcinile asemănătoare. Dacă răspunzi la șase mesaje într-o singură sesiune, intri o singură dată în acel tip de activitate. Dacă răspunzi la aceleași șase mesaje în momente diferite ale după-amiezii, trebuie să reconstruiești de fiecare dată sarcina pe care ai întrerupt-o.
• Stabilește un final clar pentru sesiunea de lucru. Atenția este mai ușor de menținut într-un interval bine definit decât într-o activitate fără limită. Patruzeci de minute cu un punct de oprire dau sesiunii o formă clară. Lucrează la asta până termini nu o face.

Nu îți stabili drept standard patru ore neîntrerupte de muncă profundă. Puțini oameni pot menține acel nivel de concentrare, iar multe locuri de muncă nici nu îl permit.

Un standard nerealist poate face ca fiecare zi obișnuită de lucru să pară un eșec. Două intervale protejate pentru muncă atentă, într-o zi care conține în continuare ședințe și întreruperi, reprezintă o țintă mai realistă și o îmbunătățire semnificativă.