Bun venit în Unitatea 2. Această lecție introduce una dintre cele mai valoroase schimbări din program și nu îți cere să creezi mai multă atenție.

Îți cere să muți munca solicitantă în intervalul în care atenția ta este deja cea mai puternică.

Pornește de la una sau două dintre orele pe care jurnalul le-a identificat drept vârfuri de concentrare. Așază cea mai solicitantă sarcină într-unul dintre aceste intervale. Protejează timpul așa cum ai proteja o ședință cu o persoană importantă, deoarece exact asta a devenit.

Programează munca de rutină în perioadele cu atenție mai scăzută. Scăderea atenției după prânz este frecventă. Plictiseala atinge adesea un nivel maxim în jurul orei 13:00, iar concentrarea poate reveni abia mai târziu în timpul după-amiezii.

Acest interval poate fi potrivit pentru activitățile repetitive pe care poate le-ai tratat ca pe niște întreruperi ale muncii mai importante. Aici pot intra formatarea, arhivarea, gestionarea căsuței de e-mail și activitățile administrative.

Aceste sarcini trebuie realizate oricum. Dacă le plasezi într-o perioadă cu un nivel mai scăzut de concentrare, ele nu vor mai ocupa orele în care atenția ta este cea mai puternică.

Planificarea în sine nu este întotdeauna partea dificilă. Sfârșitul dimineții este adesea momentul în care și ceilalți au nevoie de timpul tău. Ședințele recurente ajung frecvent în aceleași ore în care concentrarea tinde să atingă un nivel maxim.

Nu trebuie să îți blochezi întreaga zi. Începe cu trei schimbări mai mici:

• Protejează o singură oră de vârf, nu ambele. O oră care rămâne protejată este mai utilă decât o dimineață întreagă pe care nu o poți păstra liberă.
• Mută o ședință recurentă. Dacă o ședință periodică ocupă ora în care te concentrezi cel mai bine, mutarea ei îți poate reda acel interval în fiecare săptămână.
• Începe ora cu sarcina solicitantă. Nu verifica mai întâi e-mailul. Activitatea din e-mail atinge adesea un nivel maxim în aceleași ore cu concentrarea. Asta înseamnă că cea mai bună atenție a ta poate fi consumată de activități pe care le-ai putea face și într-o perioadă cu mai puțină energie.

Unele locuri de muncă oferă foarte puțin control asupra calendarului. Dacă nu îți poți proteja cea mai bună oră, încearcă abordarea opusă.

Evită să programezi automat munca solicitantă în perioadele în care te concentrezi cel mai greu. De exemplu, nu o plasa în prima oră a dimineții, când concentrarea ta este încă în creștere, sau în perioada de scădere din jurul orei 13:00.

Poate fi posibil să eviți cele mai slabe două ore chiar și atunci când nu îți poți proteja cea mai bună oră.

Este util să clarificăm și ce înseamnă protejat. Nu înseamnă că ești indisponibil într-o situație urgentă și nici că trebuie să anunți o nouă regulă.

Înseamnă doar că ora are deja o sarcină programată. Întrebarea nu mai este Ești liber la 11:00? Devine Poți muta ceea ce ai deja planificat? Oamenii tind să întrebe mai rar atunci când intervalul este deja ocupat.

Există un mod frecvent în care această abordare poate eșua. Protejezi ora, dar o folosești pentru ceea ce pare cel mai urgent în dimineața respectivă, nu pentru sarcina căreia îi era destinată.

Solicitările urgente apar adesea tocmai când atenția ta este cea mai puternică. De aceea este important să alegi sarcina pentru ora de vârf în seara precedentă, nu în momentul în care începe intervalul. Lecția 12 va reveni la acest aspect.